Processus

Rencontre

Chef d’orchestre. Voilà en deux mots le rôle que nous avons à jouer dans l’organisation d’un événement. Qui dit chef d’orchestre dit aussi synergie avec le groupe auquel il se joint. Certes, nous avons un leadership à assumer face aux fournisseurs impliqués, mais surtout un rôle d’expert-conseil vis-à-vis le client. La première rencontre avec le client est donc primordiale au bon départ d’une relation de confiance qu’il faut instaurer avec l’entreprise. Il est non seulement important de bien cerner les besoins qui motivent le client à vouloir organiser son événement, mais surtout faut-il savoir bien cerner la personnalité et les attentes de l’individu comme tel. Il sera par la suite notre meilleur ambassadeur à l’interne et justifiera le besoin de nous impliquer dans ses prochains mandats. Les items clés avec lesquels il faut ressortir de cette rencontre sont le budget et les objectifs d’affaires derrière la stratégie et l’utilité de tenir l’événement souhaité. Une liste de priorités et des besoins du client est finalement établie en parallèle avec un échéancier des suivis.

Réflexion

Une fois l’information récoltée à l’état brut lors de la première rencontre, il faut ressortir et souligner les objectifs principaux de l’événement. Un défi s’impose. Il ne faut pas déroger dans l’envolée que peut prendre le processus créatif. Un brainstorm d’équipe se tient selon la taille du mandat et de l’innovation à apporter à l’événement. Par contre, certains projets peuvent être très simples au niveau créatif et se doivent simplement d’être efficaces et sans failles au niveau logistique. Un processus d’idéation est nécessaire avant d’entrer avec efficacité en mode création. Une analyse du produit ou du service offert par l’entreprise est mise en branle, accompagnée d’une recherche sur l’industrie dans laquelle l’entreprise évolue. Cette analyse nous permet de bien comprendre le positionnement et les objectifs que souhaite atteindre l’entreprise en réalisant son événement.

Recherche

Une fois la liste d’idées établie, une recherche de faisabilité s’impose tant au niveau des coûts d’achats, de location et de production qu’au niveau du réalisme et du livrable. C’est dans cette recherche que se cristallisent les idées pondues au moment du brainstorm. Nous sommes donc en pleine création. Nous sommes en mesure, à la fin de la recherche, d’associer un coût à chacune des idées pour identifier les concepts que nous pouvons proposer au client avec la certitude de les livrer à leurs meilleurs.

Concept

Une fois les idées (et leurs coûts) proposées au client, celui-ci nous revient avec ses choix. Souvent, cette étape peut s’étirer tout au long de la méthodologie. Elle nécessite plusieurs modifications, dues aux changements budgétaires causés par l’écart entre ce que le client désire et ce qu’il peut avoir selon ses moyens. Il n’est pas rare de devoir jongler avec le concept tout au long du processus et de voir celui-ci se modifier et évoluer au fil du mandat. C’est à ce moment-là que notre flexibilité et notre polyvalence prennent leur importance.

Choix des partenaires

Bien que nous ayons, comme toute entreprise, des fournisseurs partenaires avec lesquels nous évoluons dans notre industrie, Relèvénement n’a d’exclusivité avec aucun d’entre eux. Ceci dit, lorsque les besoins à combler concordent avec les compétences de nos fournisseurs récurrents, nous leur donnons priorité afin de développer et d’entretenir une relation d’affaires privilégiée. C’est l’étape où nous choisissons les ingrédients de meilleure qualité possible afin d’obtenir une recette sans faille pour ainsi assurer l’efficacité organisationnelle du projet.

Préparation / Planification

Nous sommes ceux qui ont la tâche et les habiletés de tisser ensemble les talents, aptitudes et personnalités de chaque fournisseur impliqué, afin qu’ils travaillent en équipe aux meilleurs d’eux-mêmes, pour créer le meilleur événement qui soit tout en maximisant les moyens budgétaires alloués. C’est lors de la préparation que se produisent les bons de commande, se construisent les décors, se confirme la liste de personnel sur place, se modifient les soumissions au gré de variation budgétaire et arrivent inévitablement des imprévus auxquels il faut savoir réagir rapidement et intelligemment. C’est aussi lors de cette étape que nous devons être à l’affût d’opportunités d’économies, tant pour le client que pour nous.

Réalisation

L’étape de la réalisation est la concrétisation de toutes les étapes précédentes. C’est lors de cette étape que le client réalise vraiment l’avantage d’avoir une équipe de gestion derrière lui, qui non seulement gère les problèmes une fois venus, mais qui reste surtout proactif pour les prévenir. C’est lors de la réalisation que peuvent par contre survenir les écarts de coûts importants. Il est donc primordial d’aborder le montage et le démontage de l’événement avec la meilleure préparation logistique qui soit, question d’éviter les dépassements de coûts des fournisseurs. Tout ce support d’arrière-scène permet au client de passer du temps avec ses invités et récolter les bons mots. Le démontage, souvent négligé par plusieurs, reste crucial dans la chronologie d’un événement, car il assure le maintien des bonnes relations et de notre bonne réputation auprès de nos fournisseurs (retour du matériel, état des lieux, etc.)

Suivi et Rétroaction

Le suivi et la rétroaction se définissent ni plus ni moins comme le service après-vente que l’on doit offrir au client pour s’assurer de son entière satisfaction, du début à la toute fin du mandat. L’expérience événementielle de notre client, comparativement aux invités, ne se vit pas uniquement la soirée même, mais bien tout au long du processus. De la première rencontre à la dernière, en passant par toutes les soumissions modifiées et les nombreux courriels échangés. Tous ces facteurs entrent en ligne de compte lorsque vient le temps pour le client de nous faire part de sa satisfaction globale.

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